編集部：気の遠くなるような作業ですね……。
小林：そして3つ目の時間がかかる要素は、シフトを紙で作っている場合、そのシフト内容を勤怠管理システムに入力しなければならないことです。
編集部：「シフトの内容を勤怠管理システムに入力する」と言いますと？
小林：最近はICカードなどで出勤・退勤時間を記録するシステムは普及していますが、結局のところ保育士の先生方のシフトと照らし合わせなければ、残業時間の計算ができません。「この先生は○日は○時〜○時に勤務するシフトだったから、○時に退勤したということは、残業時間は○時間……」と入力する作業が必要になってしまうわけです。ですから「ルクミーシフト管理」には、勤怠データと連携する機能も付加しました。これにより、シフトを完成させれば自動的に勤怠管理システムにデータが移行し、残業時間が計算されます。
目指すのは「シフト作成の全自動化」ではなく、「シフト作成の省力化」
編集部：「ルクミーシフト管理」で解決を目指されている課題が理解できました。次に、「ルクミーシフト管理」の操作イメージを伺えますか？
小林：まず、保育園のその日の「在籍園児」の数に合わせて、必要な保育士数が配置されているかどうかをチェックできる機能があります。具体的には、ある保育士の先生のシフトを入力すると、自動的に「そのシフトの時間帯に在籍する保育士数」としてカウントされます。あとは、その日の必要な保育士数を満たすまで、他の保育士の先生のシフトを入力していけば良いわけです。
「ルクミーシフト管理」の操作画面
編集部：「この日のこの時間帯の配置基準は満たしているだろうか……」と、手計算でカウントする必要がなくなるわけですね
小林：その通りです。また、ある日に14時に帰らなければならない保育士の先生がいらっしゃる場合は、その日の14時以降の時間帯で保育士数が不足していることも、すぐに画面上でわかるようになっています。あとは配置基準を満たすように、別の先生のシフトを入力すれば良いわけです。また保育士の先生方の早朝・夜間シフトの負担が偏らないよう、先生方の早朝・夜間シフトや土曜日出勤の回数も自動的に集計され、チェックできるようになっています。
編集部：今まで全て手計算で数えなければならなかったことが、自動的にデータ化されるわけですね！
小林：これらだけでもかなりの省力化になりますが、「シフト表の自動作成機能」も「ルクミーシフト管理」の目玉として搭載しています。ポイントは「過去のシフト表を参照して、新たなシフト表を作成する」というロジックにした点です。従来の同種のシフト作成支援システムは、単にランダムにシフト表を作成したり、膨大な設定項目を入力しなければならないものでした。そのため、できあがったシフト表を後から人間が修正する手戻りが多過ぎたり、初期設定が面倒過ぎるということで、ほとんど使われてこなかったのです。
